人材紹介事業におけるKPIの重要性とは?KPI管理の分析・改善方法を紹介

人材紹介業において、業務プロセスを評価するKPIは重要な指標で、人材紹介業におけるKPIについて知りたいという方も多いのではないでしょうか。この記事では、人材紹介業におけるKPIについて紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

KPIとは?

KPIとは、Key Performance Indicatorsの略で、「重要業績評価指標」と訳されます。

組織が業務のプロセスを数値で客観的に評価し、最終的な目標達成に向けた到達度を測るための指標です。

KPIがなぜ重要になるのか、具体的な管理項目などを解説しています。

KPIの重要性

KPIを適切に設定しておけば、業務プロセスに関して数値で評価でき、最終的な目標を達成するために何をすればよいのかが明確になるので、業務の効率が上がりやすくなります。

また、KPIをチーム内で共有しておけば、意思決定の際に、チームとしての方向性が統一されるので、目標達成のための管理もしやすくなります。

人材紹介事業におけるKPIの重要性

人材紹介業において、安定的な結果を残すためにもKPIを設定しておくことは重要です。

どうしても成約数や成約率が注目されがちですが、これらの数値を改善するにあたりクロージングの場面だけを分析していても改善につながらないケースは多々あります。成約に至るまでのプロセスを把握した上で、適切なKPIの設定が必要になります。

人材紹介業でKPIを正しく設定すれば、目標を達成するためのプロセスを数値で客観的に評価できるようになり、次に何をするべきかが明確になるので、業務の効率化に繋がります。

また、チームとしてのKPIを設定しておけば、メンバーの能力を客観的に評価できるようになるので、何を改善すればよいのかが明確になったり、部下や自分のマネジメントが容易になったりするなどのメリットもあります。

KPIを設定しなかった場合に考えられる失敗例4つ

KPIを正しく設定しないと、業務プロセスの改善が難しくなるなどの弊害が出てきて、業務が非効率的になってしまう可能性があります。

KPIを設定しなかった場合に考えられる失敗例を把握して、KPIを正しく設定できるように検討しておくことが大切です。

ここでは、KPIを設定しなかった場合に考えられる4つの失敗例を紹介していきます。

(1)目標達成まで遠回りしてしまう

最終目標を達成するためのKPIを設定しないと、数値化された明確な指標がないので、ひとつひとつの業務が何のためにあるのかわかりづらくなってしまいます。

そして、チームの意思決定の際に意見が割れて、チームとしての方向性を定めるのが難しくなってしまうでしょう。

結果として、チームの個々人では真剣に業務に取り組んでいるように見えるだけに、目標達成を妨げる真因の把握が困難になってしまいます。

人材紹介業での具体例を挙げると、紹介した人材が内定承諾するためのKPIを設定しておかないと、内定承諾のために何をすればよいのかわからなくなり、結果的に内定承諾率を落としてしまいます。

(2)適切な改善ができない

KPIを設定すれば目に見える数値的な目標管理を行えます。

明確な基準と客観的な評価がしやすくなり、業務上の課題や改善点を見つけやすくなるため、業務プロセスの適切な改善が可能になります。

一方で、KPIを正しく設定しておかないと、数値的な指標で客観的な評価ができなくなるので、プロセスにおける失敗や懸念点がわかりづらく、業務プロセスを適切に改善できない可能性があります。

特に人材業界では、求職者の内定承諾までに出てくる懸念はパターン化されていることが多いです。そのため、懸念に対応した施策を事前にチームや部署で用意することで、適切な改善を個人の能力に関係なく行うことができるようになります。

(3)計画が不正確になりやすい

KPIは立案した計画を達成するために、途中過程においての達成度合いを評価する指標です。

この指標を設定していないとすれば、そもそもの計画としての妥当性や実現性に誤りがあっても発見しにくくなってしまいます。

最終目標を達成できても未達の場合でも、計画自体の妥当性の検証が疎かになってしまうため、個人の主観に頼った計画立案が繰り返されてしまいかねません。

特に人材紹介業の場合、求職者への定期的な連絡も重要な業務となってきますので、そういった連絡頻度等もKPIの指標に設けることで計画と実行がうまくいくでしょう。

(4)社内用の報告書作りに時間がかかる

人材紹介業における報告書では、スカウト数や内定数などの重要な数値が多々あります。

KPIを設定していないと、報告すべき内容も報告者の主観に委ねられることになってしまいます。

報告の軸がないために、関連しそうな事項をあれもこれもと盛り込んだ結果、ミーティング資料や報告書作りに時間がかかってしまう可能性があります。それどころか、重要な数値の報告漏れが生じて、報告書を読む側のリソースを無駄に消費してしまうことにもなりかねません。

KPIを管理した方が良い理由3つ

KPIを設定する目的は、各業務プロセスでの進捗具合や達成度を評価することです。

また、進捗具合や達成度が可視化され状況把握が容易になることで、業務を効率化する上で様々なメリットをもたらします。

ここでは、コンサルタントの教育に役立つ、次に何をすべきか早めに判断できる、マネジメントしやすくなるという、KPIを管理した方が良い理由3つの事項を紹介していきます。

(1)コンサルタントの教育に役立つ

KPIを設定することで、コンサルタント一人ひとりの得意分野や苦手な分野を、客観的な数値として把握できるようになります。

こうしたKPIを設定することによって得られたデータは、目標達成の施策出しだけではなく、教育や人材育成用途にも活用できます。

ひとりひとりの長所・短所を把握し、階層別や課題別に応じた育成プログラムを提供することで、コンサルタントの個性を伸ばしやすくなります。

(2)次に何をすべきか早めに判断できる

KPIでは、最終目標に向けたプロセスの達成度を明確にして、現状の課題や懸念点を可視化できます。

次に取るべきアクションを判断しやすくなり、力を入れるべき業務に集中できるのでムダな作業や業務を削減して業務の効率化を図れます。

また、結果を数値としてチェックできるので、成功や失敗の原因究明もスムーズにでき、業務上の課題にも素早く対応できるようになります。

(3)マネジメントしやすくなる

マネジメント層にとっては、プロセスごとの達成度合いが可視化されているので、進捗に遅れが生じた場合でも早期に対応策を講じやすくなります。

また、KPI管理で可視化されることは、各個人のセルフマネジメントの観点でもメリットがあります。数値ベースで思考する癖がつくため、大きな懸念事項となる前に自分で具体的な行動への落とし込みが可能になるでしょう。

KPI管理の分析方法

KPIの概念を把握できたら、次は分析方法を学びましょう。

KPIは、闇雲に設定しても望んだ効果を発揮しません。KPIの分析方法について正しく理解して、正しい評価指標を設定しておくことが重要です。

人材紹介業では、最終的に達成したい目標をもとに、内定率などの具体的に追うべき数値を決めて、最終的な目標から目標値を設定し、KPIを管理していきます。

数字を追うべき項目を決める

KPIを設定する際には、最終的な目標を達成するために必要な要因を探し出して、達成するべき中間目標として数字を追うべき項目を決めていきます。

人材紹介業では、スカウトメールの送信数、応募件数、書類通過率、面接数、内定率や内定数、内定承諾率や内定承諾数などの項目から、適切なものを選択していきます。

目標値を設定する

KPIの目標値を設定する際には、最終的な目標から逆算して設定し、項目別に必要な目標値を設定していくことが大切です。

人材紹介業における目標値を設定する場合、どれくらいの内定数があれば内定承諾の数が目標達成するかや、内定率の目標値を達成するためにはどれくらいの面接数が必要になってくるかなど、次の目標から逆算して設定していきましょう。

KPI管理の改善方法

どんなに緻密に考えられたKPIであっても、最初に設定した項目や目標値が常に最適とは断言できません。

PDCAサイクルを回して定期的に改善していく必要があります。

KPIを改善していく場合、最終的な目標から逆算していくことが望ましく、人材紹介業においては、内定の承諾数から逆算することが大切です。

ここでは、内定承諾の数、内定率、面接の件数・通過率、書類の通過率、応募件数、エントリーの数、スカウトメールという、人材紹介業におけるKPIの改善方法について紹介していきます。

内定承諾の数

内定承諾の数は、決定を出したい人数を目標として設定していきます。

人材紹介業における最終的な目標は、求職者が納得・満足した上で内定承諾し入社してもらうことになりますが、KPIの観点でいうと内定承諾数が最終目標の指数となります。

内定承諾の数を改善していくためには、求職者の本心を引き出すことが重要です。求職者のキャリアプランや、エージェントの立場だから知り得る情報を整理し提供するなど、求職者に信頼してもらえるよう働きかけることが大切です。

内定率

内定率を改善するためには、求職者と採用担当者双方へのフォローに気を配りましょう。

最終面接が終わった求職者に面接内容をヒアリングし、次回の面接対策に還元できるように共有ナレッジとしてまとめておきましょう。内定をもらった場合に入社意思があるかの確認も必要です。

求職者の入社意思が確認できたら、採用担当者へこれまでの選考のお礼と本人の入社意思が強いことを伝えるなど、アフターフォローも欠かさずに行います。

面接の件数・通過率

求職者の面接の通過率を改善するためには、企業側の条件と求職者が求めている条件を理解して、ミスマッチを防ぐ必要があります。

求職者の希望している条件を把握して、ミスマッチを防ぐためには、希望条件についてしっかりとヒアリングしておくことが大切です。模擬面接をするなど、面接対策の事前準備も怠らないようにしましょう。

また、企業側の求める人材を紹介するためには、企業の人事担当者は当然として、可能であれば配属先の責任者といった採用のキーマンとなる人物へのアプローチも意識して行いましょう。

書類の通過率

求職者の書類通過率を改善するには、企業との信頼関係をひたむきに構築し、求める人物像の理解に努めましょう。

併せて求職者の人となりや能力を知って、適切な推薦文を書くことも重要です。

また、書類で不採用の場合は正確な不採用理由の把握を行いましょう。次回以降の推薦文の内容に反映させるとともに、求人要件に見直すべき点がないかの検証機会にもなります。

応募件数

応募件数を向上させるためには、スピード感のあるレスポンスや、求職者に合わせたスケジュール調整など、求職者目線に立って考えることが大切です。

求職者から連絡が来た際のレスポンスが遅いと、求職者が転職に対して不安を持ってしまう可能性があります。また、求職者にとって都合の悪いスケジュールだと、転職に関して魅力を感じなくなってしまう可能性があります。

エントリーの数

求職者のエントリー数が少ない場合は、スカウトメールの内容の見直しが必要です。

文面や件名、配信するターゲット層、掲載する求人の質など、すべてを対象に見直せる余地がないか検討しましょう。内容を見直した上で、配信数が不足していないかも検証が必要です。

スカウトメール

スカウトメールのKPIでは、配信数と開封率を意識しましょう。

スカウトメールの配信数は、内定承諾数からここまで説明してきた項目を逆算しながら決定していきます。設定したKPIに満たないとすれば、そもそも配信対象者の不足が考えられるため、自社サービスの登録者数を増やす取り組みが必要になります。

開封率を改善させるには、メールの件名に工夫が必要です。一律テンプレートのような件名では、求職者へのアピールが足りません。配信ターゲットに応じて、魅力的に映る訴求ポイントを簡潔かつ具体的に記載しましょう。

人材紹介のKPI管理を実施しよう

ここまで、人材紹介業におけるKPIや、KPIの効果的な使い方などについて紹介してきました。

人材紹介業においてKPIは重要で、それぞれの業務にKPIを導入することで、業務の効果や効率を改善できます。

人材紹介業において、業務を改善していきたい方は、ぜひ人材紹介のKPI管理を実施してみてください。


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