スカウトメールの返信率を上げるコツ8選｜おすすめの例文も紹介

スカウトメールは、優秀な人材を獲得する上で効果的な集客方法の一つです。スカウトメールの導入を検討しているものの、「どうすれば返信率が上がるの？」「どのようにメールを書けばいいの？」と疑問に思っている方も多いでしょう。

本記事では、スカウトメールの返信率を上げるコツを紹介しています。スカウトメールの返信率が低くて悩んでいる企業の採用担当者の方、あるいは人材紹介会社や転職エージェントの担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

スカウトメールの返信率が重要な理由

スカウトメールの返信率が重要な理由は、優秀な人材や企業にマッチした人材の採用に直結するためです。

近年、人材紹介会社や転職エージェントが行うアプローチには、企業が求職者に直接スカウトメールを送付する方法だけではなく、メールマガジンやSNSを経由したスカウトも増えています。しかし、何通もスカウトメールを送ったところで、反応してくれる求職者がいなくては意味がありません。スカウトメールに対して返信があって初めて、採用に近づきます。

優秀な人材をスカウトメール経由で採用するには、求職者にメール内容を魅力に感じてもらい、返信したくなる工夫が必要です。

スカウトメールの返信率を上げるコツ8選

スカウトメールの返信率を上げるには、求職者目線に立った工夫が欠かせません。

以下、スカウトメールの返信率を上げるコツを8つご紹介します。

• 求職者に利益があることを強調する
• よく読まれる時間帯に送る
• メールを送るターゲットを明確にする
• 利用者が多いサービスを利用する
• 転職意欲が高い求職者を狙う
• 求職者の疑問や不安を事前に解消する
• 簡潔で分かりやすい文章を心がける
• 文面を各スカウトサービスごとに変える

それぞれ詳しく解説していきます。

求職者に利益があることを強調する

スカウトメールの返信率を上げるには、メールを読むことで求職者に利益があることを強調するのが効果的です。自身にとって利益があると感じてくれれば、おのずと「詳しく話を聞いてみたい」という気持ちにつながります。

例えば、求職者が転職でキャリアアップを目指している場合、「マネージャーポジションでの採用を考えています」「将来的には海外勤務も可能です」といったアピールは効果的といえます。はじめから企業側の都合ばかりを押し出すのではなく、企業と求職者の双方に利益があることを強調しましょう。

よく読まれる時間帯に送る

スカウトメールを送信する際は、求職者がメールを読む時間を把握しておくことも重要です。とくにお昼休憩に入る12時前後や、仕事上がりとなる18時前後は、スカウトメールの開封率が高い傾向があります。

反対に、早朝や深夜にスカウトメールを送付すると、「非常識」や「マナー知らず」といった印象をもたれる可能性があります。求職者が迷惑に感じる時間帯は、できるだけ避けるのが無難です。

メールを送るターゲットを明確にする

スカウトメールの返信率を上げるには、メールを送るターゲットを明確にしておきましょう。求職者の職種やポジションが明確でないとメールの内容が定型文になりやすく、不信感をもたれる可能性があります。

例えば、ITエンジニアに絞って採用したい場合は、開発環境やリモート勤務の可否など、ITエンジニアが気になるであろう内容を盛り込むのがよいでしょう。そのうえで、ITエンジニアに絞ってスカウトメールを送ることで、返信率の向上が期待できます。

誰彼構わずスカウトメールを送付するのではなく、まずはどんな人材を求めているのか明確にしましょう。

利用者が多いサービスを利用する

企業の採用担当者として人材紹介会社や転職エージェントを利用する場合、利用者が多いサービスの方がスカウトメールの返信率は高くなります。利用者が少ないサービスは人材の絶対数が少なくなるので、自社にマッチする人材もおのずと減少します。

自社にマッチする人材の獲得率を高めるには、事前にサービスの利用者数やアクティブユーザーの数を調査し、利用者の多い媒体を検討してみてください。

転職意欲が高い求職者を狙う

スカウトメールを送付する対象は、転職意欲が高い求職者に絞りましょう。

転職活動者の中には、「自分の市場価値を知りたい」「良い企業があったら話を聞いてみたい」といった転職潜在層（転職に興味はあるが、積極的に活動はしていない層）も存在します。転職潜在層にスカウトメールを送っても、よほど求人内容がマッチしていない限り返信は期待できません。

例えば、直近のログイン履歴を調べたり、スカウトメールの開封率が高いユーザーにメールを送付したりする方法などは効果的です。転職意欲が高い求職者に絞ってメールを送付することで、返信率は向上します。

求職者の疑問や不安を事前に解消する

スカウトメールの内容には、求職者の疑問や不安を先回りして解消できる文言を入れましょう。メールが届いた求職者には、「返信したら応募になるのではないか」「勧誘メールがしつこく届くのではないか」といった疑問や不安が発生するからです。

具体的には、「興味を持っていただけましたら、まずは弊社の求人情報をご覧ください」「返信いただけた際は、カジュアル面談でお話できればと思います」などの注釈です。求職者の不信感を和らげることで、スカウトメールに気軽に返信してもらえるようになります。

簡潔で分かりやすい文章を心がける

文章が分かりやすいことも、スカウトメールの返信率を高める上では重要な要素です。極端に長い文章や主張が分かりにくい文章だと、メールの途中で離脱される可能性が高まります。

具体的には、「〇〇様の〇〇経験に興味を持ちました」「〇〇様には〇〇ポジションでの活躍を期待しています」など、ひと目で主張がわかる文章が望ましいです。

伝えたいことは簡潔に説明し、文章は長すぎず・短すぎず、利用者がストレスなく読める工夫をしましょう。

文面を各スカウトサービスごとに変える

企業の採用担当者として人材紹介会社や転職エージェントを利用する場合、スカウトメールの文面は、利用するサービスによって変更するのが効果的です。求職者の転職意欲はスカウトサービスによって異なるので、各媒体に適した内容にすることで効果的にサービスを提供できます。

例えば、積極的に転職活動をしている層が多い媒体では、早期の選考案内や履歴書などの送付を促すのが効果的です。特定の職種に特化した媒体では、その職種の人が重要視するであろう条件を明記します。

文面を考える手間は増えますが、返信率の向上につながる施策です。

返信率が上がるスカウトメールの例文

返信率を上げるために、具体的にどのようなスカウトメールを書けばよいのか気になる方も多いでしょう。

ここからは、返信率が上がるスカウトメールの例文を解説していきます。

件名：求職者がメールを開きたくなるキーワードを入れる

（例1）【月収40万円保証】
（例2）【入社半年で昇格可能】

件名には「稼ぎやすい」「昇格しやすい」など、求職者が思わずメールを開いてしまうような魅力的に感じるキーワードを入れましょう。

重要なのは、具体的な数字やポジションなどを明記することです。ここで抽象的な表現を使用すると、求職者に定型文のような印象を与えてしまい、メールを読み進めてもらえません。

他社との差別化ポイントを明確に示し、求職者が魅力を感じる件名にしてみてください。

書き出し：スカウトした理由を記載する

（例1）（求職者名）様の仕事内容や今までの経歴を拝見し、〇〇事業に携わった経験に魅力を感じてご連絡いたしました。

（例2）（求職者名）様の仕事内容や今までの経歴を拝見し、〇〇事業のリーダーとして活躍いただきたくご連絡いたしました。

メールの書き出しではスカウトした理由を説明し、本文を読み進めてもらえるように誘導しましょう。

スカウトした理由が記載されていることで、求職者に「自分のために送ってくれたメールなんだ」と感じてもらえます。逆に、スカウトした理由を飛ばし、いきなり企業のアピールをすると、求職者に不信感をもたれて離脱されてしまいます。

まずはしっかり求職者のプロフィールを確認し、目的をもってスカウトしたことを示すことが重要です。

本文：会社紹介と仕事内容を簡潔に説明する

（例1）弊社は〇〇事業を展開し、〇〇期連続で増収増益を続けています。

（例2）現在、〇〇分野での事業を主力としており、〇〇に向けて新規プロジェクトも本格的に動き始めています。

本文では、会社概要と仕事内容を簡潔に説明しつつ、求人のとくに優れている点や他社と差別化がなされているポイントを紹介します。

自社の主力事業や現在進行しているプロジェクトを説明すると、求職者も入社後の自身の姿が明確にイメージできます。

書き終わり：メールの返信を促す

（例1）もしお返事頂けるようでしたら、カジュアル面談の日程をご案内させていただきます。

（例2）ご興味をお持ちいただけましたら、ご応募をお待ちしております。

本文の書き終わりには、メールの返信を促す一文を入れましょう。ただし、直接的な表現を使用するのではなく、求職者の返信ハードルを下げる工夫が必要です。

上記の例文でいえば、「カジュアル面談」というワードで気軽に話ができることを伝える、「ご応募をお待ちしております。」という締め方で強引な印象をなくす工夫をしています。

無理に返信を強要するのではなく、求職者が気軽に返信ができる一文が効果的です。

スカウトメールを利用するメリット

スカウトメールは、利用する場面や活用方法を押さえれば、メリットの大きい採用方法です。

スカウトメールを利用するメリットは、主に以下の4つが挙げられます。

• 専門職など市場価値が高い人材を採用しやすい
• 採用活動がスピーディーになる
• 自社の知名度が低くてもマッチングの確率が上がる
• 対象を細かく絞れる

それぞれ詳しく解説していきます。

専門職など市場価値が高い人材を採用しやすい

スカウトメールは、専門職などの市場価値が高い人材を採用しやすい傾向があります。とくに近年需要が高まっている、ITエンジニアや医療職などの採用に効果的です。

希少価値の高い人材は、当然多くの企業から欲しがられているため、一般募集のような「待ちの採用」では競合に先を越されてしまいます。市場価値の高い人材を採用したい場合は、直接求職者にアピールできるスカウトメールを活用するのがおすすめです。

採用活動がスピーディーになる

スカウトメールは素早く選考フローや事業内容を伝えられるため、選考から採用までの時間を短縮できます。一方、求人サイトからの応募の場合、求職者からの応募があるまで待つ必要があるので、一定の時間を要します。

欠員によって即戦力人材を素早く獲得したい場合や、採用を急ぐよう指示されている場合などは、とくに効果的な方法といえるでしょう。

自社の知名度が低くてもマッチングの確率が上がる

スカウトメールは求職者に直接アピールできるため、自社の知名度が低くてもマッチングの確率が上がります。一方、求人検索だけに頼ろうとすると、知名度が低い企業はどうしても応募が少なくなりがちです。

求職者に対して積極的なアピールができるスカウトメールは、大手他社に遅れを取らないための選択肢といえます。

対象を細かく絞れる

スカウトメールは、職歴や学歴、資格など、メールを送る対象を細かく絞れるのが特徴です。特定の対象に向けてメールを送信するため定型文になりづらく、特別感も演出できます。

特定の条件に該当する人材を採用したい場合は、より効率的に採用活動ができるでしょう。

記事のまとめ｜ スカウトメールは件名や文章を工夫することで返信率を上げられる

スカウトメールの返信率を高めるコツや、スカウトメールの作成方法などを紹介しました。スカウトメールは、求職者に直接アプローチできるなどメリットが大きく、とくに専門職の採用や素早く人材を獲得したいときに効果を発揮します。

スカウトが成功すれば、一般応募では採用しづらい優秀な人材を確保することもできるので、本記事を参考にしてスカウトメールを作成してみてください。

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