人材紹介事業における初回面談の流れとは？初回面談をするときの注意点4つを解説

求職者と採用企業をつなぐために、人材紹介サービスはとても有意義です。そのサービスでは面談を通して行われる求職者とのコミュニケーションをどのように取るかが問われます。本記事では初回面談と4つの注意点をあげ、より良いサービスを提供できるように解説していきます。

人材紹介事業における初回面談とは？

人材紹介事業は大手有名企業から中小規模まで、多くの事業者が肩を並べています。いずれも人と企業を結ぶために欠かせない、社会的意義の高いビジネスです。

誰かの役に立ちたいというビジョンを持ち、この業界に足を踏み入れた方も多いことでしょう。

求職者との信頼関係を築く上で初回面談での振る舞いひとつで、その人材紹介事業者のイメージが悪くなり優秀な人材が他の人材紹介事業者へ流出してしまうこともありえます。

言い換えれば初回面談はクライアントである採用企業が求める優秀な人材を確保するために、大変重要な位置づけになります。

面談の目的を忘れず、スムーズな面談を行うことで求職者の心を掴んでいきましょう。

初回面談の目的

初回面談の目的は、求職者と情報を共有し相互理解を深めることです。

人材紹介事業者が行う面談は「対等な立場」の両者が話し合う場所です。応募者が不安に思っていることや何を重要視しているかなどを引き出すことで、どんな企業・仕事に向いているのか、今後の方針を固める重要な場になります。

このように、単なるスキルやキャリアの確認に留まらず、面談を通して応募者と転職エージェントとの距離を縮め、お互いが理解し合うことで求職者からの信頼を得る必要があります。

前日までに用意しておくべきもの

初回面談の前日までに、少なくとも下記のものは求職者へ電話でヒアリングや提出をお願いし、初回面談がスムーズに行えるよう準備しておきましょう。

• 求職者の履歴書
• 求職者の職務経歴書
• 今後のキャリア展望
• 転職で進みたい業界や職種

上記を準備することで、初回面談までに求職者へ紹介する企業の資料や、職種ごとのヒアリング項目（スキルや経験等）を揃え、初回面談の時間を効率よく進めることが可能です。

もちろん、求職者の転職理由や動機も同様に、初回面談時に紹介する企業の選定基準となるため、事前に一度ヒアリングの電話や機会を設けることをおすすめします。

ただし、求職者によっては履歴書や職務経歴書を作成していない・作り方が分からない人もいるため、書類提出を必須にするのではなく、有無確認に留めるなど、面談までのハードルを上げすぎないことも重要です。

初回面談の主な流れ

初回面談は求職者との関係を構築する上で大切な時間です。

転職エージェントの手際が悪いと求職者も不安になり、伝えたいことが伝えられず不満足な結果になってしまいます。求職者のモチベーションを保つためにも、転職エージェント側が求職者をリードし安心して発言ができるような空間作りが必要です。

初回面談の流れを把握し、提出書類をじっくりと読み込むなど事前準備をしっかり行ったうえで、スムーズな面談を心がけましょう。

お互い自己紹介をする

面談の最初のステップはお互いの自己紹介です。

求職者も自分のキャリアを開示することになりますので、転職エージェント自身がどのようなキャラクターなのかを伝えることで、信頼感がアップします。

転職エージェントとしてどのような支援実績があるのか、どのような業界に強いのか伝えることで、求職者との距離を縮めていきましょう。

もちろん自分の話をするだけではなく、求職者の自己紹介をしっかりと確認し、今後キャリア形成する上で、どのような支援が必要なのかを判断していきましょう。

転職活動の状況を聞く

自己紹介を終えたら、現状どのような転職活動を行っているのかを確認しましょう。特に他の転職エージェントを利用しているのか、採用企業への自己応募をしているのかなど、自社以外の活動状況を把握することは重要です。

また、在職中で転職活動する時間に制限がある人や、長期的な視点で転職活動をしている人など様々な求職者がいるので、サポートの方向性は一人ひとり異なってきます。

求職者の活動実態を適切に把握し、どのようなサポートが必要か理解していきましょう。

経歴や強みを掘り下げる

次に求職者の経歴や強みを掘り下げていきましょう。この際に、単純なスキルやキャリアの確認にならないように気をつけてヒアリングをすることが重要です。

本人がアピールポイントとして感じていなかった経験でも、しっかりと掘り下げて確認することで、新たな強みとなることがあります。また、経歴書に記載のないことでも、実際の体験の中で得た人間関係や職場の雰囲気作りなど、人間としての魅力を発掘することもできるでしょう。

こうした掘り下げを通じて、求職者自身も気付いていなかった強みを引き出すなど、何が強みとなるのかを求職者と転職エージェント双方で共有してくことが重要です。

求職の理由を聞く

求職者から深くヒアリングをすることで、より細かな情報を聞き出し価値観を共有しましょう。

マイナビの調査によると、正規雇用から正規雇用で転職した方の退職理由は、「仕事内容に不満があった」が最も多く、「給与が低い」「職場の人間関係が悪い」と続く結果になりました。

また、若年層では男女ともに「給与が低い」「休日や残業時間などの待遇が悪い」など待遇への悩みが転職につながっています。（*1）

こうしたデータを事前にインプットしつつも、求職者固有の事情にも注意してヒアリングをしましょう。現在では女性だけではなく男性でも、出産や子育てのために転職するケースもあり、求職理由によっては労働環境や就業条件など制約されるケースがあります。

相手の状況を思いやるためにもしっかりとヒアリングをしていきましょう。

キャリアプランを聞く

求職者のキャリアプランは採用企業を紹介する際に重要な情報です。相手の気持ちを汲み取り丁寧にヒアリングをしていくことが大切です。

キャリアプランが定まることでやるべきことが明確になり、求職者のモチベーションアップにつながります。

また不動産業界から保険業界へ、など異職種や異業種へのキャリアチェンジを考えている求職者に対しては最終的に何を求めているのか、ゴールへ向かうためのアドバイスをするためにもしっかりと把握することが大事です。

なお、求職者のすべてが明確なキャリアプランを持っているわけではありません。こうしたケースこそ転職エージェントの腕の見せどころです。モデルとなるプランを提示しつつ、求職者が自身でキャリア決定できるように上手に導いてあげましょう。

要望を確認する

求職者の要望を聞くにあたり、休日や福利厚生、給与面など様々な条件を確認し、すり合わせをします。しかし、求職者のために就業条件を変更してくれる企業は滅多にないでしょう。優先順位をつけて、何を一番大切にしているかをヒアリングする必要があります。

ソーシャルワーカーや社会福祉士、ケアマネージャーなどの職種はシフト制の勤務形態が多いことがあります。齟齬をなくすためにも慎重に確認していきましょう。

土日の定休でなければいけないのか、福利厚生を大切に考えているのか、細部までしっかりと聞き取りすることが必要です。

適した企業を紹介する

求職者からのヒアリングやすり合わせができたら、実際に適した企業を紹介してあげましょう。

企業を紹介する際は、その企業の概要や必要としている人材の情報を伝えるだけでは十分とはいえません。

希望条件に合致した求人を提案することは大事ですが、全ての希望条件が完全に一致した求人が見つかることは多くありません。

求職者の希望している条件と多少差異があったとしても、なぜその企業を紹介するのかという理由まで説明し、求職者がその理由に納得することでミスマッチが発生するリスクを減らしていくことが大切です。

ミスマッチが発生すると今まで築いてきた求職者との信頼関係を失う可能性もあります。仕事紹介の際は些細な条件の違いなどもきちんと説明しておきましょう。

初回面談をするときの注意点4つ

ここまで見てきた通り、初回面談は求職者と転職エージェントの意見をすり合わせる大切な場です。一方的な関係ではなく、あくまで求職者の立場に寄り添い、より良い関係を築いていくために、整理しながら面談を進めていきましょう。

ここからは4つの観点から初回面談での注意点を解説します。

（1）相手に合わせて面談を進める

初回面談においてありがちな失敗は、自分の考えばかりを発信してしまい、求職者の本音を聞き出せなくなってしまうことです。基本的な流れは既に解説しましたが、求職者の置かれている状況によっては、順番を前後させるなど臨機応変な対応が求められます。

あくまで転職の主役は求職者ですので、相手のリズムに合わせて面談を進めましょう。求職者の状況やレベルに合わせて、話し方や話す内容も変えていくとコミュニケーションもスムーズになります。

（2）本音を聞き出せるような質問をする

適切なマッチングを行うためにも、求職者の本音を引き出すことが重要です。

求職者と転職エージェントが対等な関係だとしても、求職者目線では「自分にとって不利に扱われるかもしれない」という情報を話すことは簡単ではありません。ですが、ミスマッチを防ぐにはこうした「本音」を聞き出すことがとても重要です。

面談を進めるうちに、転職理由と希望する条件が釣り合っておらず、このまま転職支援を進めても食い違いが生じてしまうと感じることがあるかもしれません。こうしたケースでは転職理由で共有されていない情報がないか疑ってみましょう。矛盾点を問いただすわけではなく、本音を探り出せるように穏やかな口調で質問してみてください。

（3）自分の話を織り交ぜる

求職者の多くは経験豊富な転職エージェントの話を聞きたいという人もいます。面談中に自分の体験談やケースモデルなどを話の中に織り交ぜることで、コミュニケーションがより円滑に行える場合があります。

ただしバランスには注意が必要です。自分の話に熱が入るあまりヒアリングや掘り下げがおろそかになってしまうと、求職者の不満につながることもありえます。

初回面談の大きな目的は、相互理解を深めて求職者との信頼関係を築くことです。あくまでも求職者が主人公であることを意識しましょう。

（4）求職者を否定しすぎない

初回面談の際には求職者の希望が現実に即しておらず、条件的に就業の厳しい場合があります。そのような場合でもむやみに求職者を否定してしまうと、自社のコンサルティングサービスから離脱してしまうことやクレームに繋がる恐れがあります。

現在では人材紹介会社や派遣会社など様々な企業が人材紹介事業を行っているため、求職者が不信感を抱いたり、モチベーションが下がってしまうと他の転職エージェントへ流れてしまいます。

現状を伝えることは必要ですが、求職者に「門前払いされた」「説教された」と受け取られないように、頭ごなしの否定は避け伝え方には細心の注意を払いましょう。

初回面談を成功させよう

上記の通り、この記事では初回面談についての流れや注意点を解説してきました。

求職者へのキャリア形成の支援をするため、クライアント企業への要望に答えることや、優秀な人材をグリップできるかどうか、ということは人材紹介事業の存続に大変大きな影響を与えるということは言うまでもありません。

現在ではインターネットの普及により、オンラインや電話などで面談を行うケースが増えたことで、直接面談するよりも表情や雰囲気が伝わりづらいため、より慎重な面談スキルが求められます。

人材紹介事業ならではのサービスで求職者に満足して貰うためにも、初回面談でしっかりとコミュニケーションを取り、求職者と企業をつなぐ転職エージェントとして転職支援を成功へと導きましょう。

引用・参考サイト
*1（参考）株式会社マイナビ：転職動向調査2020年版（2019年）転職活動を始めた理由（複数回答）