「内定辞退」はいつまで可能？トラブルを避ける方法と伝え方を確認しよう

転職活動は、同時に複数企業の選考を受けていくことがほとんどです。
第一希望の企業から最初に内定をもらえれば良いのですが、そうでない場合もあります。

本命企業の結果が出ていない場合や複数社から同時期に内定をもらえた場合、また条件面で折り合いがつかなかった場合などは、内定を辞退しなければなりません。

そこで今回は、内定辞退の望ましい伝え方と手続きをご説明していきます。
転職エージェントを利用している場合の注意点もありますので、ぜひ参考にしてください。

内定辞退はいつまでにすべき？

内定が出たからと言って、必ず入社しなければならないわけではありません。
入社するかどうかは、求職者に委ねられています。

内定後には、入社意思について正式な返事をするまで回答期限が指定されています。
その期間内での内定辞退であれば大きな問題にはなりません。

入社に迷っている場合は、返答期限の延長を依頼する必要があります。
「大変申し訳ありませんが、内定をいったん保留にして頂くことは可能でしょうか。」
と打診してみましょう。

企業側にとっては応募者が複数の企業に応募していることは想定済みです。
しかし、保留期間が長いと別の応募者が採用され、自分は不採用になる可能性があります。
企業と相談して、いつまでなら待ってもらえるかを必ず確認しましょう。

入社の意思が固まっていないのに、内定承諾書を提出するのは避けてください。
企業に大きな迷惑をかけることになります。

内定承諾書を提出した後の内定辞退

内定承諾書を提出した後に内定を辞退したいというケースも考えられます。
内定承諾書とは、「企業から内定を受けた者が入社を承諾する書類」のことです。

一見、内定承諾書を提出してしまったら、内定辞退ができないように思えます。
しかし内定承諾書提出後でも、内定を辞退することは可能です。

労働者には解約の自由(民法627条)がありますので、2週間前に退職願を提出すれば会社を自由に辞めることができます。
内定の場合も同様で、入社日から逆算して2週間前であれば法的にも問題なく辞退することが可能です。

ただし、内定の辞退が信義に反し、不誠実である場合は例外です。その場合、企業側に損害が生じていれば法的には企業が損害賠償を請求することは可能です。*1

そのため、内定を辞退する場合はできるだけ早く連絡するようにしましょう。
内定承諾書提出後でも、内定を辞退することは可能ですが、大きな迷惑をかけることを忘れないでください。

内定を辞退するときのマナー

内定の辞退を決めたら、できる限り早く連絡することが大切です。

企業に直接応募している場合は、採用担当者に内定辞退の旨を伝えます。
転職エージェントを利用している場合は、担当のキャリアドバイザーに連絡してください。

それでは連絡方法や、伝え方について詳しく解説していきます。

連絡方法

内定辞退の連絡は、基本的に電話で行います。
電話の時間帯は、出社直後・退社直前の忙しい時間帯や、外出している可能性が高いお昼休みを避けるようにします。

電話した時に担当者が不在だった場合は、メールで連絡をしてください。
再度電話をかけ直すよりも、スピード重視で連絡しましょう。

一方で、内定辞退を決めたその日に面談の予定があれば、直接会って伝えます。
直接会って伝えるのが一番誠実な対応です。

伝えるべき内容と例文

内定辞退の連絡をする時には、伝えるべき内容と内定辞退の理由を事前に整理しておきましょう。
メモにまとめておくと安心です。

＜伝えるべき内容＞
・あなたの名前
・担当者の名前
・内定へのお礼
・内定辞退の理由
・直接お伺いすべきところを、メールで連絡することへのおわび
・内定辞退に対するおわび

内定がもらえたということは、「あなたと一緒に働きたい」と評価をしてもらえたということです。きちんと感謝の気持ちを伝えましょう。

また内定辞退の理由は、誠意をもって正直に伝えることが大切です。
検討の結果と伝えるだけでも構いませんが、詳細を聞かれることもあります。
伝え方によっては相手の心証を悪くしてしまいますので、注意してください。

企業に電話で伝えるときの例文

内定辞退を電話で伝える際には、内定を出してくれたことへの感謝を伝え、辞退することで迷惑をかけてしまうことに対する謝罪をしましょう。

＜例＞

お世話になります。
内定の通知をいただきました（あなたの名前）と申します。
採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

～担当者にかわる～

この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
大変恐縮なのですが、今回の内定は辞退させていただきたく、ご連絡させていただきました。

誠に勝手ながら、御社と並行して面接を受けていた企業に内定をいただいたため、そちらに入社することを決めました。

本来ならば、直接おわびに伺うべきところではありますが、取り急ぎお電話でのご連絡を差し上げました。

御社には大変ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願い致します。

企業にメールで伝えるときの例文

メールでの連絡は、あくまで電話がつながらなかったときの手段です。

その際「先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたのでメールにて失礼します。」と、事前に連絡を入れていた旨を伝えましょう。

＜例＞

件名：内定辞退のご連絡（あなたの名前）
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
本文：

〇〇株式会社
人事部　〇〇様

お世話になっております。内定の通知をいただきました（あなたの名前）です。
先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたのでメールにて失礼いたします。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮ではございますが、検討の結果、今回の内定はご辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

貴重なお時間をさいてくださったにもかかわらず、このようなご連絡になり誠に申し訳ございません。

本来であれば貴社へお伺いし、直接おわびをするべきところではございますが、
メールでのご連絡となりましたことを、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。
私事の事情ではありますが、ご理解いただけますと幸いです。

◯◯様をはじめ、採用担当の方々に深く感謝するとともに、おわび申し上げます。

最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
あなたの名前
住所
電話　––***
メール　***@.com
ーーーーーーーーーーーーーー

転職エージェントを利用している場合

転職エージェントを利用している場合も、内定辞退は可能です。

しかし、守るべきマナーや注意すべきポイントはあります。

キャリアアドバイザーは、あなたの転職を応援してくれています。
内定辞退するとしても、最後まであなたの力になってくれることでしょう。

決断前にキャリアアドバイザーに相談する

キャリアアドバイザーには、内定辞退を決断する前に相談をしましょう。

「他の企業から内定をもらった」
「内定企業のここが自分とはあわないと思った」
「事情があって転職ができなくなった」
など、辞退の理由は人によって様々です。

自分の気持ちを正直に相談することによって、キャリアアドバイザーは事情を考慮したうえでアドバイスをくれたり、あなたの決断の背中を押してくれることでしょう。

キャリアアドバイザーのアドバイスに耳を傾けることによって、本当に内定を辞退するべきか、冷静に判断することができます。

企業に直接内定辞退の連絡はしない

転職エージェントを介していた場合は、内定辞退の連絡も必ず転職エージェントを通して行う必要があります。
直接企業に連絡してしまうと転職エージェントと企業の関係が悪くなる可能性があります。

キャリアアドバイザーに内定辞退を連絡するときも、伝えるべき内容やマナーは企業に連絡するときと同じです。できるだけ早く、電話で連絡しましょう。

そして、内定辞退の理由はできるだけ正直に伝えることが大切です。
もちろん、内定辞退の理由を転職エージェントが企業にそのまま伝えることはありません。

キャリアアドバイザーは、辞退理由を正確に把握することで、これからのサポートにも役立ててくれるはずです。

まとめ

内定辞退の方法について伝えてきました。

「内定辞退の連絡は気が重い」と思う人もいるかもしれません。
しかし連絡をしないというのはマナー違反です。
内定を辞退することを決めたら、できるだけ早く連絡するようにしましょう。

もし「企業に連絡するのは嫌だな」と思う場合は、転職エージェントを利用しましょう。

転職エージェントを利用すれば、求人の紹介だけではなく、スケジュール調整から、選考のサポート、内定辞退の連絡まで、企業とのやり取りのほとんどを代行してくれます。
あなたの心強い味方となってくれるはずです。

あなたの転職が上手くいくことを願っています。

【エビデンス】
*1 マイナビニュース「「内定取り消し」は違法? 内定辞退は? – 意外と知らない内定と法律の話」
https://news.mynavi.jp/article/20150613-adire01/

【著者】髙橋 めぐみ

求人情報メディア・人材紹介等の総合的な人材サービスを提供する一部上場企業に勤務。在職中に250社以上の企業を取材し、求人広告の作成等に携わる。その後、教育業界に転職。現在はこれまでの経験を活かし、人材や教育に関する記事を中心にフリーライターとして活動中。