人材紹介における推薦文が応募先の企業の人事担当者に与える影響は大きく、推薦文は求職者の転職活動の成功を左右する重要な要素の一つです。
しかし、「効果的な人材紹介の推薦文の書き方が分からない」「推薦文を書くときに気を付けるべきポイントを知りたい」このような思いをお持ちの方も多いのではないでしょうか？
そこで今回の記事では、効果的な推薦文を書くためのポイントや推薦文を書く際の注意点などについて詳しく解説していきます。
人材紹介における推薦文の役割とは？
人材紹介の推薦状は、求職者を応募先の企業に推薦するために作成される文章で、一般的に履歴書と職務経歴書とともに転職活動において必要となる書類です。
推薦文には、求職者のスキルや能力、人柄などが記入されており、転職エージェントや上司などの第三者によって作成されます。
この推薦文は、応募先の企業が求職者を人事担当者との面接に進ませるのか否かを判断する書類選考のタイミングで利用されます。そのため、人材紹介における推薦文の役割は求職者の書類選考通過をサポートすることです。
書類選考では、求職者がどれだけ魅力的な人材かをアピールすることが大切です。履歴書と職務経歴書では、過去の経歴や実績などの事実情報を記入しますが、推薦文では、過去の経験を活かして、どのような活躍を応募先の企業でできるか、他の求職者と比べた強みなどを第三者の視点から、ある程度自由度をもって記入することができます。
つまり、書類選考においては効果的な推薦文を書くことによって、応募先の企業から見た求職者の魅力を伝えることが重要です。
それでは、求職者の魅力を最大限に伝えるためには、どのような構成・内容で推薦文を作成するべきなのでしょうか？また、応募先の企業から見た求職者の魅力とは何なのでしょうか？これ以降の章では、これらの点について解説していきます。
推薦文の構成と内容
人材紹介における推薦文の基本的な構成は以下の通りです。
- 初めの挨拶
- 求職者の基本情報
- 人物像
– 求職者の強みやスキル
– 企業にとってのメリット - 転職理由
- 結びの挨拶
これらの構成の中で記入する内容についてそれぞれ解説していきます。
初めの挨拶
人材紹介業では、求職者を紹介する企業との関係性が非常に大切になってきます。そのため、前回の仕事でのお礼、これまでの仕事の流れをくみ取った挨拶などを組み入れることで、形式的な文章をさけるように意識します。これにより関係性をより強化することができます。
求職者の基本情報
次に、求職者の経歴などの基本情報を記入します。
以下については必ず記載しておくとよいでしょう。
ここでの内容は、履歴書に記載されている情報だけでなく、具体的にどのような仕事を行い、どのような実績を残したのかが理解できるような文章内容にします。
人物像
ここでは求職者の第一印象からお話していく中で見えてきた性格、実際のエピソードなどを書きましょう。多面的にみたことを書くことで、企業側が見た際、より求職者の人物像が見えてきやすくなります。
POINT1. 求職者の強みやスキル
どのようなスキルを獲得し、強みがあるのかを記入します。この際に、具体的なエピソードを交えてスキルや強みを記入することで、企業側は文面上からでも求職者の人物像をイメージしやすくなり、魅力をしっかりと伝えることが可能です。
POINT2. 企業にとってのメリット
の２つを結び付け、求職者には、応募先の企業で活躍できる能力があり、企業価値向上に貢献できる魅力的な人材であることを伝えることが大切です。
転職理由
新しい業界へのチャレンジのため、現職に就くときの考えと、働く中で変わってきた今の気持ち（転職理由）を記載していきます。
結びの挨拶
最後に、結びの挨拶と今後の面接に向けて検討を前向きに進めていただきたいという趣旨の内容を文章の終わりに記入し、推薦文を完結させます。
効果的な推薦文を書くためのポイント
上記で解説した構成・内容の中で、効果的な推薦文を書くためのポイントをまとめていきます。効果的とは、応募先の企業が求職者を魅力的な人材だと感じてもらうということです。そして、企業にとって魅力的な人材とは、企業価値の向上に貢献する活躍ができる人材です。
そのためこの章では、企業側に求職者が活躍するイメージを湧かせる推薦文を書くためのポイントを３つ解説していきます。
求人企業の求める人材像を理解する
まず、応募先の求人企業の求める人物像を理解することが重要です。企業は人材の採用活動を行う際には、理想的な人材を獲得するため、採用ペルソナと言われる採用したい人物像を設定することが一般的です。
採用ペルソナでは以下のような項目が設定されます。
- 年齢
- 経歴や実績
- 心理的特徴
- スキル
- 今後の目標
年齢や経歴など変えることが不可能な項目もありますが、推薦文を書く際には、企業の採用ペルソナを読み取り、求職者は採用ペルソナに合っているということを示唆する文章を作成することで、推薦文をより効果的なものにできます。
採用ペルソナは、募集要項、企業の文化や理念を確認することで、求めているスキルや心理的特徴などを読み取ることができます。また、企業は現在活躍している社員を基に採用ペルソナを作成するため、活躍している社員の特徴などを分析することも求人企業が求める人物像を把握するために効果的です。
具体的にスキルや能力を書く
また、求職者のスキルや能力を具体的に書くことが効果的な推薦文を作成するためには重要です。求人企業側は、求職者の能力やスキルを推薦文などの文面から理解しなければなりません。しかし、スキルや能力は文面から正確に把握することは困難です。
そして、人材を採用する側の求人企業には、採用後のミスマッチを不安に感じ、できるかぎり失敗を避けたいという心理が働いています。そのため、スキルや能力を数字や実績などの客観的な指標から判断します。
このような理由から、求職者のスキルや能力を具体的な数字を利用して表現する、第三者の視点から評価することによって、応募先の求人企業に安心感を与え、求職者への興味・関心を高めることが可能です。
求人企業に貢献できることを説明する
そして、推薦文では求職者が応募先の求人企業に貢献できることを求人企業の視点から考えて、記入することがポイントです。求人企業は、求職者が自社の環境の中で活躍し、企業価値向上に貢献できる人材か否かを書類や面接を通して判断します。
求職者に過去の実績やスキルが豊富だとしても、その能力を応募先の企業で発揮することができなければ、求人企業から見て、魅力的な人材とは言えません。そのため、求職者が培ってきた、これまでの経験が応募先の企業で活躍するために、活かすことが可能ということを伝える必要があります。
求職者が求人企業に貢献できることを効果的に伝えるためには、
という上記で解説したポイント２つを組み合わせることが重要です。具体的には、求職者が求人企業の企業文化に馴染むことができる人間性を兼ね備えていること、必要とされているスキルをこれまでの経歴の中で十分に獲得していることなどを記入することで、求職者が求人企業に貢献できることをアピールします。
これらの２つのポイントを上手く組み合わせた推薦文を作成するには、様々な情報源から求人企業が求める人物像を正確に理解すること、求職者とのコミュニケーションを積極的にとり、求職者のスキルや強みを理解することが重要です。
求職者との面談の流れや注意点はこちらの記事をご参考にしてください。
推薦文を書く際の注意点
ここでは、推薦文を書く際の注意点、気を付けるべきことについて解説をしていきます。
簡潔で分かりやすい文章を書く
まず推薦文を書く際に最も注意するべき点は、簡潔で分かりやすい文章を書くということです。なぜなら、文章の内容が良く、求職者に素晴らしい能力があったとしても、それをしっかりと読み手に伝えることができなければ推薦文の効果が小さくなってしまうからです。
分かりやすい文章を書くためには、文章の型を意識します。
相手に伝わりやすい文章を作成するための、代表的な文章の型はPREP法です。
PREP法とは、
Point：結論
Reason：根拠
Example：具体例
Point：結論
という４つの頭文字をとった文章の型です。
PREP法を活用することで、結論ファーストで論理的な文章を作成することが可能で、読み手にストレスを与えずに伝えたい内容を効果的に伝えることができます。
過度な誇張表現を避ける
そして、推薦文の作成において注意するべき、もう一つの点は過度の誇張表現を避けるということです。推薦文では、履歴書などに比べて求職者の魅力を自由に表現できることで、求職者の魅力を最大限に表現することに意識が傾きますが、過度な誇張表現は求職者にとっても悪影響を与えることになります。
なぜなら、書類選考を通過したとしても、面接で求職者が自身のスキルや能力について自信を持って、具体的な経験とともに話すことができなければ、最終的に内定を獲得することは困難だからです。そのため、過度な誇張表現は避けるようにしましょう。
仮に求職者が選考に合格し、入社することができたとしても、スキルや能力が十分ではない場合は、企業が期待している成果を出すことができずに苦しい思いをしてしまいます。
また、求職者の価値観や人柄、性格が企業の文化と合わず、本来の実力を発揮できずに求職者と求人企業の双方にとってマイナスとなってしまう場合もあります。推薦文を書く際には、過度な誇張表現を避けると同時に、求職者を正確に理解することが重要になります。
人材紹介のミスマッチを避ける方法について詳しくはこちらをご覧ください。
【参考】効果的な推薦文の例文
最後に、効果的な推薦文の例文のご紹介です。
とくに推薦文のメインとなる【人物像】【転職理由】の部分について詳しく解説していきます。ぜひご参考にしてください。
【人物像】の場合
例文①
これまで約5年、営業職としてご活躍をされてこられました。
真面目で穏やかな方ですが、人当たりの良いコミュニケーションを取ることができる大変印象がよい方で、その人物像を高く評価させて頂いております。
業務を効率的に進める意識も強いため、従来の枠にとらわれることなく、
今よりも、より良くするためにはどうすればいいかを主体的に考え、
どのような環境でも成果を挙げるための準備・行動を冷静に行える点が強みと感じられました。
新規顧客獲得・サービス購入後のサポートを徹底した結果、
ご自身が担当する商材の売上高が3年連続増加、毎年利用顧客数を▲％以上増加させることに貢献しております。
今回が初めてのご転職になりますが、早期のうちにご活躍できるイメージを持つことができました。
〇〇業界で活躍していた経歴もあり、貴社〇〇事業部と親和性が高く大きな戦力になると考え、自信をもってご推薦させて頂きます。
例文②
大学卒業後、現職の株式会社〇〇〇へ入社され、
2年8か月間、自社WEBメディア「▲▲▲」やECサイトに紐づくSNSの運用等に従事されております。
常にトレンドにアンテナを張り、SNSや雑誌等の様々なコンテンツから積極的に情報収集することでユーザーへ最先端のご提案が出来るように常に業務を行ってこられました。
また、全国25店舗ごとのブログに掲載する投稿の撮影の進⾏や企画を担当されております。
お人柄は明るくハキハキとしており親しみやすい印象をお持ちの方です。
実際に〇〇様と接した際も、気持ちの良いコミュニケーションを取られる方だなと感じました。
普段から人とのコミュニケーションには大切にしていらっしゃるとのことで、
上司・同僚・後輩社員問わず、共に協力し合いながら成長できる環境が好ましいと考えておられます。
日頃からコミュニケーションを大事にされている募集部署の〇〇様とも相性が良さそうと感じましたのでご推薦させて頂きます。
【転職理由】の場合
例文①
現在の会社でデザイナーとしての業務に臨むうちに、
労働環境の面から30代以降も長期的に就業する覚悟が持てなかったためです。
今回の転職では、これまで培ってきた発想力を活かすべく、
企画職へのキャリアチェンジを希望されております。
例文②
時代にあわせてオンライン化が進んだことで、現職の事業の将来性にご不安を感じていることと、
30代を目前により自身の市場価値を高めた社会人になりたいと感じられています。
現年収350万円で、正当に評価される中で給与アップを目指されており、
成果が報酬に繋がる企業様にて活躍したいと考えられ、転職活動を始められました。
このように、具体的なエピソードや数字を盛り込み、人柄についても触れることで、求職者の魅力を求人企業にしっかりと伝えることができます。例文を参考に、求職者や求人企業の状況に合わせて効果的な推薦文を作成しましょう。
まとめ
求職者の転職活動を成功に導くためには、効果的な推薦文を作成することが必要になります。そのためには、求職者、求人企業の双方についての理解を深めた上で、読み手の立場になって推薦文を書くことが大切です。効果的な推薦文を作成することで、求職者の魅力を最大限に伝え、求職者を正しくサポートしましょう。
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