マイナンバーにはどんな情報が紐づいている? 個人番号について求職者・企業が注意すべきポイント

マイナンバーにはどんな情報が紐づいている?

「マイナンバー(個人番号)」とは、住民票コードを変換して得られた12桁の番号です。

各行政機関は、市民に関するさまざまな情報を保有しています。それらの情報にマイナンバーを付して管理することにより、行政サービスの提供を円滑に行うことを目的として、2016年1月1日よりマイナンバー制度が導入されました。

マイナンバーに直接紐づいていると言えるのは、マイナンバーカードに記載されている以下の情報です。

・氏名
・住所
・生年月日
・性別
・顔写真

さらに、行政機関がマイナンバーを付して管理している以下の情報も、広義にはマイナンバーに紐づいていると言えるでしょう。

①社会保障
・年金や保険に関する情報
・ハローワークの利用に関する情報
・福祉分野の給付、生活保護などに関する情報
など

②税金
・国税の申告、納付に関する情報
・地方税の申告、納付に関する情報
・税務関係の各種届出に関する情報
など

③災害対策
・被災者生活再建支援金の支給に関する情報
・被災者台帳の情報
など

転職先へのマイナンバー提出が必要な理由

転職先の企業からマイナンバーの提出を求められるのは、企業が従業員の年金・保険・税金等に関する事務を取り扱っているためです。

たとえば以下の書類については、従業員のマイナンバーを記載したうえで保管または提出することが必要とされています。

・厚生年金保険被保険者資格取得届
・健康保険被保険者資格取得届
・健康保険被扶養者(異動)届
・雇用保険被保険者資格届
・源泉徴収票
・市区町村に提出する給与支払報告書
など

これらの書類を作成するために、企業は従業員に対してマイナンバーの提出を求めているのです。

マイナンバーの提出により、転職先に伝わる情報・伝わらない情報

転職先の企業にマイナンバーを提出した場合、ご自身のあらゆる情報が転職先に伝わってしまうのではないかと不安に感じる方がいらっしゃるかもしれません。

しかし実際には、マイナンバーの提出によって転職先に伝わる情報は非常に限られています。個人情報が何でもかんでも伝わってしまうわけではないので、ご安心ください。

マイナンバーの提出により、転職先に伝わる情報・伝わらない情報の例は、以下のとおりです。

転職先に伝わる情報の例

転職先にマイナンバーを伝える場合、マイナンバーを証明する書類を提出します。具体的には、以下のいずれかの書類の提出が必要です。

・マイナンバーカード
・通知カード
・マイナンバーの記載がある住民票の写し(または住民票記載事項証明書)

したがって、これらの提出書類に記載された以下の情報については、転職先に伝わることになります。

①マイナンバーカードの記載情報
・氏名
・住所
・生年月日
・性別
・顔写真

②通知カードの記載情報
・氏名
・住所
・生年月日
・性別

③住民票の記載情報
・氏名
・住所
・生年月日
・性別
・世帯構成、続柄
※従前の住所、本籍、住民票コードの記載は不要

転職先に伝わらない情報の例

行政機関がマイナンバーを付して管理している情報については、転職先の企業が従業員からマイナンバーを取得したとしても、それを利用して引き出すことはできません。当該情報は、あくまでも行政機関が管理するものであり、転職先の企業が利用する必要性は全くないからです。

マイナンバーを提出したとしても、転職先に伝わることがない情報としては、以下の例が挙げられます。

①預貯金の残高
マイナンバーカードによって公金受取口座を登録することができますが、従業員のマイナンバーを取得した転職先が、公金受取口座の残高などを確認することはできません。

②過去の社会保険料や税金などの納付(滞納)状況
社会保険料の納付状況は年金事務所など、税金の納付状況は税務署や税事務所などが、それぞれ管理しています。
従業員のマイナンバーを取得した転職先が、これらの納付状況に関する情報にアクセスすることはできません。

③副業・兼業の状況
副業・兼業をしている場合、収入の増加に伴い、社会保険料や税金の金額に影響が出ることがあります。また、銀行口座の入出金履歴を確認すれば、副業収入が発生していることがわかるケースが多いでしょう。
しかし、従業員のマイナンバーを取得した転職先が、これらの情報にアクセスすることはできません。

転職先にマイナンバーを提出しないとどうなる?

転職先からマイナンバーの提出を求められた場合に、これを拒否したとしても、特に従業員に対して法的なペナルティが課されることはありません。
罰則(刑事罰・過料)はありませんし、マイナンバーを提出しないことを理由に従業員を解雇することは違法です。

ただし、本来はマイナンバーの記載が必要な書類を、マイナンバーを記載せずに提出しなければならない場合、会社には行政機関に対する説明などの対応が求められます。つまり、会社の事務負担が増えるということです。

従業員としては、転職早々に会社の事務負担を増やし、会社に対して悪い印象を与えてしまうことは好ましくないでしょう。

前述のとおり、マイナンバーの提出によって転職先の企業に伝わる情報は、きわめて限定的です。また、仮にマイナンバーが外部に漏洩したとしても、マイナンバーを利用して行政機関が保有する情報を引き出すことはできず、セキュリティが徹底されています。

したがって、マイナンバーを転職先に提出することに伴うリスクは小さいと考えられます。そのため、転職先からマイナンバーの提出を求められたら、基本的には応じる方が無難でしょう。

マイナンバーの取得・管理について企業が講ずべき措置

企業が従業員のマイナンバーを取得・管理するに当たっては、番号法および個人情報保護委員会が定めるガイドラインに従った保護措置をとる必要があります。
具体的には、企業はマイナンバーの取得・管理について、以下の対応をとることが求められます。

①マイナンバーの利用制限
マイナンバーを取得するのは、原則として源泉徴収票や社会保障の手続書類を作成する場合など、番号法で定められる「個人番号関係事務」を取り扱う場合に限らなければなりません。
また、マイナンバーを記載したファイルの作成も、個人番号関係事務の取扱いに当たって必要な範囲に限定すべきです。

②マイナンバーの安全管理措置等
情報セキュリティシステムを整備するともに、マイナンバーを取り扱わせる再委託先の監督なども行う必要があります。

③マイナンバーの提供制限等
番号法で明記された場合を除いて、本人や他の事業者にマイナンバーの提供を求め、または他の事業者にマイナンバーを提供してはいけません。
マイナンバーの収集・保管についても、番号法で定められた範囲に限定する必要があります。
また、本人からマイナンバーの提供を受ける場合、必ず本人確認を行わなければなりません。

マイナンバーの管理体制が十分に整っていない企業は、下記のガイドラインを参考にして、早急に体制整備へと着手してください。

参考:特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)|個人情報保護委員会


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【著者】阿部 由羅
ゆら総合法律事務所代表弁護士。西村あさひ法律事務所・外資系金融機関法務部を経て現職。企業法務・ベンチャー支援・不動産・金融法務・相続などを得意とする。その他、一般民事から企業法務まで幅広く取り扱う。各種webメディアにおける法律関連記事の執筆にも注力している。
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