職業紹介事業に携わる方にとって、管理簿は大変重要な役割を担います。管理簿は自社の営業活動を管理するだけでなく、行政による監査や報告書の提出の際にも必要となります。しかし、管理簿の種類は複数あり、記載項目もそれぞれ異なるため、管理簿の作成はこれから職業紹介事業を始めようと考えている方にとっては大きな壁になるかと思います。
そこで今回は職業紹介事業の種類と特徴を紹介し、職業紹介を行う上で必要となる３つの管理簿について詳しく解説します。2018年に改正された職業安定法に対応した最新版の解説となっておりますので、すでに帳簿を作成済みの方も、確認のために是非参照してみてください。
職業紹介事業の種類
有料職業紹介
有料職業紹介は求職者と求人を出している企業とをマッチングさせ、その対価として紹介手数料を受け取る職業紹介事業です。紹介事業者は自社サイトや事業所で求職者情報を集め、求人を出している会社に適切な候補者を紹介します。有料職業紹介では、求職者からの手数料の徴収が原則禁止されており、一般的には企業が手数料を支払います。後述する無料職業紹介は厚生労働大臣への届出のみで事業を開始できますが、有料職業紹介は厚生労働大臣の許可が必要となります。
無料職業紹介
「職業紹介に関し、いかなる名義でも手数料又は報酬を受けないで行う職業紹介事業」（職業安定法第４条第２項）を指します。代表的な例として、地方公共団体によって行われるハローワークが挙げられます。地方公共団体や商工会議所、学校、一般企業などが厚生労働大臣の指示を受けて行っており、一般的な就労支援に加えて職業訓練、講座の受講など包括的なサポートを無料で受けることができます。
有料職業紹介に必要な帳簿とは
有料職業紹介を行うには以下の３つの帳簿を作成、保管する必要があります。
- 求人管理簿
- 求職管理簿
- 手数料管理簿
この章では、有料職業紹介に必要な３つの管理簿について詳しく解説します。
求人管理簿
出典：厚生労働省「職業紹介事業に係る各種管理簿の様式例」
求人管理簿は各企業の求人情報が記載された管理簿です。企業と求職者の適切なマッチングをサポートするためには、職業紹介事業者は求人情報を的確に把握し、求職者に最適な求人情報を提供する必要があります。そのため、求人管理簿の適切な管理は職業紹介事業を運営していく上で非常に重要な役割を果たします。
以下が求人管理簿に記載すべき項目一覧です。
・求人者の氏名又は名称
求人者が個人の場合は氏名を、法人の場合は名称を記載します。
・求人者の所在地
求人者の住所を記載します。
・求人に係る連絡先
求人および採用選考に関し、必要な連絡を行う際の担当者の氏名及び連絡先電話番号等を記載します。
・求人受付年月日
求人を受け付けた年月日を記載します。
・求人の有効期間
求人の取扱に有効期間がある場合は、有効期間を記載します。有効期間が終了した場合はその旨も記載します。
・求人数
募集人数を記載します。
・求人に係る職種
求人を行っている業務職種を記載します。
・求人に係る就業場所
勤務地を記載します。複数ある場合は全て記載する必要があります。
・求人に係る雇用期間
雇用期間を記載します。
・求人に係る賃金
労働者の賃金をできる限り詳細に記載します。諸手当や固定残業代が含まれている場合は、その内容も記載し、時給、月給の分類、賃金の幅なども規定があれば記載しましょう。
・職業紹介の取扱状況
職業紹介を行った時期、求職者の氏名、採用・不採用の経緯等、求職者毎の職業紹介の状況を記載します。
求職管理簿
出典：厚生労働省「職業紹介事業に係る各種管理簿の様式例」
求職管理簿は求職者の氏名や希望職種などの個人情報を記載する管理簿です。記載すべき項目は以下の７つです。
・求職者の氏名
求職者の氏名を記載します。
・求職者の住所
求職者の住所を記載します。
・求職者の生年月日
求職者の生年月日を記載します。
・求職者の希望職種
求職者に職種の希望があれば、記載します。職業紹介の手数料を求職者から徴収することは原則禁止されていますが、求職者が特定の職種を希望する場合は求職者から受付手数料を徴収することができます。該当職種は配膳人、調理師、モデル、マネキン、芸能家、家政婦（夫）の6職種で、手数料の上限は710円です。
・求職受付年月日
求職を受け付けた年月日を記載します。
・求職の有効期間
求職の取扱に有効期間がある場合は、有効期間を記載します。有効期間が終了した場合はその旨も記載します。
・職業紹介の取扱状況
職業紹介を行った時期、求人者の氏名または名称、採用・不採用の経緯など求人者毎の職業紹介の状況を記載します。
手数料管理簿
出典：厚生労働省「職業紹介事業に係る各種管理簿の様式例」
手数料管理簿とは、人材紹介手数料に関する項目を記載、管理するものです。記載すべき項目は以下の５つです。
・手数料を支払う者の氏名または名称
求人者、関係雇用主又は求職者のうちの手数料の支払いを行う者について、個人の場合は氏名を、法人の場合は名称を記載します。
・徴収年月日
手数料の支払いが行われた年月日を書きます。
・手数料の種類
求人受付手数料、紹介手数料、求職受付手数料、求職者手数料等の種類を記載します。
・手数料の額
徴収した手数料の額を記載すること。第二種特別加入保険料を徴収している場合はその額がわかるように記載します。
・手数料の算出の根拠
手数料の算出根拠となった賃金、割合等をわかるように記載します。
帳簿に関する規則と罰則
保管規則
職業紹介事業者のうち、有料職業紹介事業者は記載の通りの帳簿を備え置かなければなりません（職業安定法施行規則24条の7第1項）。一方、無料職業紹介事業者は、求人管理簿及び求職管理簿の２つで足ります（職業安定法施行規則25条）。
これは求人・求職受理状況及び紹介・就職状況、手数料の状況を把握する必要性があるためです。保存期間は求人・求職管理簿は有効期間終了後から２年間、手数料管理簿は手数料の徴収完了後２年間です。（職業安定法第32条の15、同法施行規則第24条の7、職業安定局長の定め）
また、日雇いとして反復継続して求人・求職の申込みがされ、受付手数料を徴収している場合は、常用雇用となるか否か適正に判断できるよう、紹介の都度、求人管理簿、求職管理簿、手数料管理簿に適正に記載する必要があります。(安定法第32条の15、同法33条4項)
各種管理簿は、保管が義務付けられた法定書類であり、個人情報の記載もあるため保管は厳重に行いましょう。紙で保管する場合は複製の作成を行い、データで保管する場合はセキュリティの整った環境で保管するよう心がけましょう。
規則違反時の罰則及び行政処分
有料職業紹介事業・無料職業紹介事業ともに、帳簿の備え付けは義務であるため、規則違反時には罰則が適用されます。各種管理簿を適切に管理していなかった場合、職業安定法第66条6号の違反となり、30万円以下の罰金に処されます。この刑事罰は法人に適用されるもので、場合によっては業務改善命令（職業安定法48条の3第1項）や、許可の取り消しにつながることもあります。また、罰則が適用されると、会社へのイメージが落ち、企業や求職者との信頼関係が重要な職業紹介業にとっては大きな痛手となります。紹介した3つの管理簿は忘れずに作成し、いつ提出が求められてもいいように厳重に保管しましょう。
職業安定法の改正について
ここまで職業紹介に必要な３つの管理簿について解説してきましたが、2018年に職業安定法が改定されたことで、各管理簿の記載事項にも新たに項目が追加されました。改定内容と追加された項目について順番に解説します。
求職者への労働条件の明示
求職者へ労働条件を明示することが義務化されました。それに伴い以下の４項目が新たに追加されました。
- 雇用主の氏名または名称
- 試用期間の有無と期間、期間中の労働条件（例：月給22万※使用期間3ヶ月 月給20万）
- 固定残業代が含まれている場合はその内容（例：月給22万※固定残業代20時間 4万円含む）
- 裁量労働制の場合はその内容
求人・求職管理簿の追記事項
求人・求職管理簿では新たに次の項目が追加されました。
- 転職勧奨が禁止される期間（採用年月日から2年間）
- 期間の定めのない労働者を雇用した場合、詳しい内容の記載
- 無期雇用就職者については、就職から6ヶ月以内に離職したか否か
求職者の対応に関する留意点の追加
求職者が入社が早期に退職してしまうのを防ぐため、以下の4つが新たに留意点として追加されました。
- 自らの紹介により就職した者（無期雇用契約のみ）に就職した日から2年間は、転職の勧奨を行わないこと
- 手数料に関して、返戻金制度を設けること
- 求職者・求人者双方に、それぞれから受理する手数料の明示が必要となること
- 求職者等を勧誘するさいに、お祝い金等の金銭を支給しないこと
職業紹介責任者の遵守義務の追加
職業紹介責任者の遵守義務として以下の2点が追加されました。この遵守義務は職業紹介従事者のスキルアップを支援し、適切な紹介事業の運営をサポートする目的で追加されました。
- 職業紹介従事者への教育義務
- 「厚労省人事労務マガジン」への登録と確認
まとめ
職業紹介は企業と求職者を結びつける社会的にも大変重要な仕事ですが、その分、規則は複雑で必要となる書類も多いです。企業と求職者を適切にマッチングさせ、安定した職業紹介事業を運営していくためには複雑な規則や必要書類についてもしっかりと把握しておくことが大切です。
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【監修者】川口 真輝
弁護士法人Authense法律事務所
第二東京弁護士会所属。中央大学法学部法律学科卒業、中央大学法科大学院修了。
訴訟対応の経験が豊富で、学校法人が関係する大型訴訟や企業の役員の解任に関する紛争処理、融資一体型変額保険において保険会社の責任を追及した事例など、様々な訴訟紛争を解決へと導いた実績を有する。経営者とともにビジョンを描き、課題解決へと導くことを信条としており、自ら多数の金融機関関係者、経営者、士業が参画するコンサルティンググループも形成し運営している。
